Há uma forte tendência para a dispersão em uma reunião de negócios ou de equipe. Somente a organização, a liderança e o planejamento podem contê-la.

Segue abaixo uma lista de cuidados especiais para que uma reunião seja altamente produtiva.

Etapa 1 – Preparação da reunião.

• Marque-a em um horário em que as pessoas estejam mais propensas à concentração

• Marcar reuniões às sextas-feiras à tarde é menos produtivo do que no início da semana.

• Comunique por escrito o motivo, a duração e o objetivo da reunião. Comunique também a todos quem estará participando da reunião. Não deixe de frisar a importância da presença do convidado ou convocado.

• Comunique também a pauta da reunião, somente assim será possível aos participantes trazerem as informações relativas à mesma.

• Se necessário prepare material visual para todos. Você pode usar, multimídia, apostilas, relatórios, flip-shart, etc.

• Dê exemplo de pontualidade. Ninguém respeitará um condutor de reunião que se atrasa.

• Certifique-se de que há material para todos e que os recursos audiovisuais a serem utilizados estejam funcionando antes da chegada do primeiro participante.

• Assegure que os telefones estejam desligados e solicite aos participantes que não deixem a reunião ser interrompida pelo barulho do celular.

Etapa 2 – O desenvolvimento da reunião.

• Observe a disposição das pessoas na sala ou na mesa. Assegure que todos estejam em condições de observar os recursos visuais com facilidade.

• Distribua, caso haja, os relatórios, pautas ou dados a serem discutidos.

• Cumprimente a todos com cordialidade. Agradeça a presença e ressalte a importância de cada participante. Caso hajam pessoas desconhecidas na sala, apresente-o a todos e vice versa. Faça a interação do grupo.

• Confirme o que foi pautado e ressalte a importância dos temas.

• Eleja uma pessoa para documentar o que está sendo discutido.

• Eleja a seqüência na qual serão discutidos os temas.

• Aborde o assunto organizando para que todos dêem sua opinião a respeito do tema.

• Haverão aqueles que farão comentários fora de hora ou que abordarão assuntos fora da pauta, neste caso peça gentilmente que obedeçam o plano de reunião traçado.

• Geralmente um ou outro participante pode exceder em sua fala e ocupar tempo demasiado com o assunto, impedindo que outros participem, para evitar que isto aconteça comunique antecipadamente o tempo previsto para que cada membro exponha suas idéias. Agradeça a cada membro após sua participação ressaltando os pontos de importância que foram citados.

• Enquanto líder você deve sempre se munir de dados para poder ter controle do assunto e assim conduzir o rumo da reunião. É péssimo para um líder não ter as informações relativas aos temas abordados.

• Não incentive conversas paralelas. Peça gentilmente para que todos estejam atentos e agradeça quando obtiver a atenção de todos.

• Ao final da reunião faça um resumo do que foi discutido, das decisões tomadas e das responsabilidades distribuídas.

• Agradeça novamente a presença de todos.